Każdy z nas ma w życiu momenty, w których spada na nas zbyt wiele obowiązków. Najczęściej nie mamy wówczas możliwości się z nich wycofać, ale w każdej z takich sytuacji mamy możliwość uporządkowania swojej rzeczywistości tak, aby była nam choć trochę bardziej przyjazna. Jeśli już musimy się zmierzyć z zadaniami, które piętrzą się przed nami, to w jaki sposób można sobie wtedy pomóc? Jak się sobą zaopiekować w okresach przeciążenia?
Przede wszystkim, warto zadbać o to, jak zarządzamy zadaniami do zrealizowania oraz czasem, który mamy na ich wykonanie. Należy również zaplanować przestrzeń na regenerację i odpoczynek, szczególnie zatroszczyć się o zdrowie fizyczne i psychiczne oraz ograniczyć przeładowanie informacjami. Przyjrzyjmy się tym aspektom po kolei.
Zarządzanie zadaniami i czasem
I. Priorytety
Naucz się wybierać zadania, które są najważniejsze i niezbędne do wykonania, aby móc skupić się na sprawach, które są naprawdę najistotniejsze. W tym celu możesz użyć np. metody Macierz Eisenhowera (ważne/pilne).
Macierz Eisenhowera to metoda, w której zadania, które mamy do wykonania, dzielimy na cztery kategorie: ważne i pilne (te działania należy zrealizować w pierwszej kolejności), ważne, ale nie pilne (zaplanuj czas i sposób realizacji tych działań), pilne, ale nieważne (jeśli możesz je komuś przekazać, poprosić o pomoc) oraz ani ważne, ani pilne (te zadania są rozpraszaczami i możesz je usunąć ze swojej listy ,,to do”).
II. Delegowanie zadań
Nie bierz zbyt dużo na siebie. Czasem wydaje nam się, że to właśnie my zrealizujemy dane zadanie najlepiej. Ambicja jest bardzo przydatną cechą, jednak przy dużej liczbie zadań do wykonania ważne, byśmy umieli dzielić się ich realizacją i przekierowywać je do odpowiednich osób. Pamiętaj o tej zasadzie realizując wszelkie projekty i inne działania grupowe.
III. Planowanie
Planuj! Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania pomyśl jakie cele chcesz osiągnąć i jak je, w najbardziej optymalny sposób, zrealizować. Zastanów się czy cele, które chcesz osiągnąć spełniają warunki celów SMART czyli czy są:
S – (specific) skonkretyzowane,
M – (measurable) mierzalne,
A – (achievable) osiągalne,
R – (relevant) istotne,
T (time – bound) terminowe.
Większe działania rozbijaj na mniejsze, podziel je na etapy, aby nie czuć się przytłoczonym i szybciej widzieć efekty swoich działań, co pozytywnie wpłynie na Twój poziom motywacji.
IV. Techniki zarządzania czasem
Poszukaj takiej techniki zarządzania czasem, która pozwoli ci na balans pomiędzy czasem pracy i czasem na odpoczynek. Możesz wypróbować technikę Pomodoro polegającą na dzieleniu pracy na 25-minutowe bloki z 5-minutowymi przerwami. Po czterech takich cyklach następuje dłuższa, 15-30-minutowa przerwa. Taki schemat pracy ma na celu zwiększenie koncentracji, ograniczenie rozproszeń i zapobieganie nadmiernemu przemęczeniu.
Jak zatroszczyć się o siebie?
Powyżej pojawiło się kilka podpowiedzi jak wybrać zadania do realizacji oraz zoptymalizować efektywność działań, które podejmujemy. Poniżej zastanowimy się jak ,,zaopiekować się sobą” w okresach przeciążenia obowiązkami.
I. Regeneracja i odpoczynek
- Zaplanuj regularne, krótkie przerwy podczas pracy. Pozwoli to odświeżyć umysł i poprawić koncentrację.
- Sen jest kluczowy dla regeneracji organizmu. Dbaj o wystarczającą ilość snu każdej nocy. Przewietrz sypialnię, przygotuj świeżą pościel i pamiętaj o tym, żeby odłożyć telefon, tablet, laptop na 2 godziny przed planowanym zaśnięciem.
- Wypróbuj techniki relaksacyjne np. medytację i ćwiczenia oddechowe, które pomagają uspokoić organizm i wyciszyć umysł.
- Jeśli to możliwe, raz na jakiś czas, zorganizuj sobie wolny dzień, w którym nie będziesz realizować zadań, z którymi się mierzysz, a skupisz się wyłącznie na regeneracji.
II. Zdrowie fizyczne i psychiczne
Dbaj o odpowiednią dietę, bogatą w zdrowe składniki w odpowiednich proporcjach oraz nawodnienie organizmu. Pamiętaj o aktywności fizycznej w formie, która sprawia ci przyjemność. Regularny ruch pomaga zredukować stres, działa pozytywnie na nasze zdrowie fizyczne i poprawia samopoczucie. W okresach wzmożonego stresu i przemęczenia warto zadbać również o suplementację witamin z grupy B i D oraz magnezu (po konsultacji z lekarzem). Korzystaj również ze wsparcia społecznego – rozmawiaj z bliskimi ci osobami, dbaj o relacje. Ładuj akumulatory w kontakcie z naturą.
III. Przeładowanie informacjami
Poniżej kilka wskazówek, które możesz wykorzystać aby zredukować nadmiar docierających do ciebie informacji oraz uporządkować te, które są niezbędne:
- ogranicz powiadomienia z aplikacji, mediów społecznościowych, poczty do niezbędnego minimum,
- kontroluj czas, który spędzasz na śledzeniu mediów społecznościowych i innych „pożeraczy czasu”,
- wybieraj wiarygodne źródła informacji, aby redukować chaos informacyjny w i tak już wymagającym dla ciebie czasie.
Okresy przeciążenia obowiązkami zdarzają się w życiu każdego z nas, nie zawsze mamy na to wpływ, ale tylko od nas zależy jak przez te trudniejsze momenty będziemy przechodzić.
Bibliografia:
- Jak uczyć się skuteczniej? O tym, jak technika Pomodoro wpływa na proces uczenia się
- Cele SMART - Jak skutecznie wyznaczać?
- Mental Load - czym jest i jak się przejawia obciążenie mentalne?
Notka o autorce: Magdalena Klimkiewicz jest psycholożką, liderką zespołu psychologiczno-pedagogicznego w Międzynarodowej Szkole Podstawowej Paderewski. Niniejszy artykuł ukazał się w blogu Edukacja i Inspiracje. Licencja CC-BY-SA.
